De afgelopen 6 jaar ben ik ondernemer. Dat begon als WordPress developer, inmiddels is het een full-stack e-commerce pakket met alle voorwaarden om beslagen ten ijs te komen. Eén van de grootste uitdagingen was het facturatieproces op orde te krijgen: hoe zorg ik ervoor om op tijd betaald te krijgen? In dit artikel deel ik mijn ervaringen.

Kwantiteit versus kwaliteit

In de beginjaren ben ik begonnen met kwantiteit. Voor dertig euro per maand was je verzekerd van een bepaalde service. Doe dit keer vijftig klanten en je hebt een gemiddeld inkomen waarvan je een minimaal bestaan kan nastreven. De administratie deed ik handmatig in Reeleezee. Elke maand maakte ik de facturen aan en stuurde ik mijn klanten – deels geautomatiseerd – de factuur. Sommigen van hen betaalden direct, velen wachtte tot aan het einde van de maand en een enkeling betaalde niet.

Hieronder lees je welke acties ik ondernam, en welke geholpen hebben.

– Wanbetalers naar het incassobureau

De enkeling dat niet wilde betalen, verwees ik door naar de deurwaarde. Dat was geen succes, want dat zette kwaad bloed bij die klanten, met als gevolg dat zij hun abonnement gingen stopzetten en hun factuur alsnog niet betaalden. Zonder komst van de kantonrechter is het inschakelen van een incassobureau slechts een dreigmiddel: het incassobureau is niet bevoegd actie te ondernemen totdat de rechter hier toestemming toe verleent. En die ga je gezien de kosten, zeker voor een openstaande factuur van dertig euro, niet raadplegen. Het was – achteraf gezien – dan ook kansloos om een incassobureau in te schakelen.

– Dreigen met het incassobureau

Het incassobureau is alleen interessant als je ook daadwerkelijk naar de kantonrechter wilt stappen. De kosten voor zo een rechter is bij ieder proces verschillend, maar houd rekening met zeventig tot driehonderd euro. Het dreigen met het incassobureau is daarom, zeker voor kleinere bedragen, meer dan voldoende om je klanten wakker te schudden.

– Dienstverlening stopzetten

Klanten nemen je diensten met een reden af: het stopzetten van die dienstverlening laat hun in een benarde positie achter. Dit geeft hen een extrinsieke motivatie om die factuur in het vervolg op tijd te betalen. Voor webhosters onder ons is dat makkelijk gebeurd door de server tijdelijk offline te halen.

+ Administratiesysteem automatiseren

In de beschrijving hierboven vertelde ik hoe ik al die facturen handmatig aanmaakte. Dat was in 2013. Tegenwoordig kan je met systemen zoals Moneybird heel makkelijk zelf je facturen versturen en laten betalen via iDEAL. Voor de ontwikkelaars onder ons raad ik je aan zelf een systeem te ontwikkelen met behulp van bijvoorbeeld WeFact.

+ Bellen of een brief sturen

Soms is een mailtje niet voldoende. Door je klanten persoonlijk op te bellen of – iets officieuzer – een aangetekende brief te sturen, geef je hen een duidelijk signaal.

+ Betaalkorting aanbieden

Betaalt je klant op tijd? Dan kan je hen een korting aanbieden bij de volgende betaling. Of zoals ik dat sinds enige tijd doe: betaal je met automatische incasso, dan krijg je 2% transactiekorting. Ik ben hiermee verzekerd van een tijdige betaling, en mijn klant krijgt hierdoor een deel van zijn geld terug.

Persoonlijk contact

In 2016 maakte ik de ommezwaai door mij te focussen op het specialisme. Dat levert een andere propositie en dus ook een andere doelgroep. De aanpak van mijn bedrijf is dus veranderd: het klantcontact is veel persoonlijker geworden. Ik ben betrokken bij het reilen en zeilen van een organisatie, en de oplossing die ik hen bied is een aanvulling op hun dienstverlening. Het wegvallen van die oplossing heeft een negatief effect op de werking van de organisatie, dus het betalen van mijn factuur is belangrijk voor de continuatieti van de organisatie.

Met andere woorden: doordat ik betrokken raak bij de dienstverlening van mijn klant, kunnen ze, kort door de bocht, niet meer zonder mij. Daardoor moeten ze mijn factuur wel betalen.

Conclusie

Achteraf gezien is het, zolang je de administratieve systemen maar in orde hebt, net zoveel werk om 100 klanten te bedienen als dat je 12 grote opdrachtgevers bedient. Ze hebben beide hun voor- en nadelen. Zegt één van die grote opdrachtgevers zijn samenwerking op, dan maak ik 8% minder omzet. Hebben 15 van de 100 klanten dezelfde vraag, dan moet ik 15 keer dezelfde soort mails beantwoorden. Zolang ik de services standaliseer, en daarmee in kaart breng wat de mogelijke risico’s van mijn product zijn, weet ik welke prijs mijn service rechtvaardigt en welke acties ik kan ondernemen om mijn dagelijks werk te verlichten.

Google Workspace Google Workspace Google Workspace prijzen Google Workspace migratie Google Workspace overstappen Google Workspace prijzen