Normaal houd ik geen pleidooi voor een applicatie, maar Slack; dat is een geval apart. De tool zette mijn organisatie volledig op zijn kop en veranderde de manier waarop wij samenwerken aanzienlijk. In dit artikel lees je hoe wij Slack hebben leren koesteren.

Probleem zat ‘m in de snelheid

Interne e-mails zijn bij een organisatie not done. Waarom? Het werkt omslachtig. Je stelt een bericht op, stuurt het naar een collega en CC’t de manager en hoopt z.s.m. antwoord te krijgen. De ontvanger ziet het bericht pas veel te laat en de mangager wordt niet op de hoogte gehouden van verdere conversaties.

Er zijn pogingen gedaan om dit op te lossen, bijvoorbeeld via Google’s eigen discussiegroepen (beschikbaar voor GSuite), Zendesk Support (biedt ondersteuning voor interne mailboxen), of tools zoals Basecamp, Asana of Active Collab. Maar ideaal is het niet.

Met de komst van de Whatsapp desktop apps, zijn veel mensen dit zakelijk gaan gebruiken. Maar het werkt niet altijd even lekker; ten eerste omdat je altijd je telefoon binnen handbereik moet hebben en niet gemakkelijk bestanden kan delen.

Slack bood uitkomst

Om het probleem kort samen te vatten, zat het ‘m vooral in gebruikersgemak. Mailen is omslachtig en biedt geen ondersteuning voor groepconversaties, Whatsapp is uitsluitend bedoeld voor particulier gebruik en biedt daarom niet de essentiële functies voor bedrijven, zoals groepsgesprekken, het delen van bestanden of het maken van topics en een samenwerkingsplatform, zoals Basecamp, is té specifiek. Dat willen de meeste mensen niet.

Slack combineert het beste van beide werelden door de problemen te tackelen en de app cross-platform aan te bieden. Het stelt ons bedrijf in staat met freelancers, opdrachtgevers en medewerkers aan één virtuele tafel te zitten, zonder dat het mijn gebruikers veel moeite kost. Het door opdrachtgevers laten benaderen van ons Slack channel in Google Chrome, volstaat om in contact te komen met ons team. En dat is juist het persoonlijke tintje dat ik wil meegeven aan onze opdrachtgevers: warmhartig contact, rechtstreeks vanuit je bladwijzer in Chrome.

Rozengeur en maneschijn

Ik spreek vol lof over Slack, juist doordat het een bestaand probleem in zijn geheel heeft getackeld. In plaats van op Skype te wachten totdat een van je medewerkers (of opdrachtgevers) online was, om vervolgens eindelijk te kunnen chatten over de uitkomst van een probleem; heb je nu Slack dat je ook offline kan gebruiken. Met Whatsapp heb ik de afgelopen maanden veel geëxperimenteerd – met succes, ongeveer 3 op de 5 opdrachtgevers spreek ik via Whatsapp – maar dat levert mij persoonlijk teveel stress op; juist doordat ik de gesprekken niet kan ordenen en ik regelmatig de mail erbij moet pakken om een statement te maken. Met Slack is dit verleden tijd; aangezien ik gesprekken kan pinnen, hashtags (#) kan toevoegen, bestanden kan uploaden, snippets kan creëren en problemen direct kan escaleren in ons samenwerkingsplatform Active Collab of onze klantenservice in Google Suite.

Notificaties

Een bijkomend voordeel zijn dat de notificaties van o.a. ons CRM systeem, Mollie, Uptimerobot, Active Collab, Google Suite, Zapier, Facebook, Twitter en Linkedin rechtstreeks naar onze Slack channels worden verstuurd. Dit zijn berichten die wij voorheen via de mail ontvingen. Deze mails werden (godzijdank) in GSuite gefilterd en in de juiste mappen geplaatst; om onze mailbox op orde te houden. Maar deze functie in Slack; dat is grandioos. We krijgen sinds het gebruik van Slack een push-notificatie als een server offline is, er een factuur niet betaald is of als er een belangrijke vraag binnenkomt in de mail of op een van onze social media kanalen. Wat mij betreft lost Slack een bestaand probleem – waarvan ik niet had verwacht dat de impact zo groot zal zijn – in één klap op.

Maak je na het lezen van dit bericht nog steeds geen gebruik van Slack? Dan heb je daar vast een goede reden voor. Laat het mij weten in de reacties. Ik ben nieuwsgierig. 

Google Workspace Google Workspace Google Workspace prijzen Google Workspace migratie Google Workspace overstappen Google Workspace prijzen